仕事における電話対応

電話対応について

社会人になって初めての経験になるのが、職場での電話対応があります。

今や携帯が必需品になって、家の固定電話の必要性が少なくなり、家の電話自体がない

と言う方も多いのではないでしょうか?

そして相手が誰かすぐにわかるように掛かってきた相手の名前、電話番号などが見えるので

特に身構えることなく普通の会話ででます。

これが一番直さないといけないことなので注意してください。

まず、会社の電話はナンバーディスプレーはあまりないのではないでしょうか?

なので、誰から電話がかかってくるのか分からない、どうやって出たらいいのかわからない、

なんといえばいいのかわからない、取り次ぐときの注意点がわからない。と上げればいっぱい出てきます。

落ち着いてください。

掛かってきた電話はその会社に用事があって掛けてきているのでそこまで身構えなくても

大丈夫です。

本当に重要な電話の時は、きっと別回線で上につながる番号があると思います。なので

新人でも電話に出ることが出来る環境はそこまで難しくはないので安心してください。

では、気を付けることですが

  1. 大きな声ではっきりと出る。その時声のトーンは高めにしてください。
  2. 出たらまずこちらが社名と部署と名前を伝える。
  3. ○○さんいらっしゃますか?と言われたときは、相手の名前を確認しておく。
  4. 掛けなおす必要がるときは折り返しさせますのでご連絡先をお願いしますと聞いておく。

と特に問題になるところはないですよね?

ただ、受けての立場にたってもう一度自分でやってみてください。それでいいですか?

声のトーンは常に意識をしてください。

これは私自身も最近よく味わうのですが相手の方の声が普段の声のまま、もしくは地声のとき

もう、まったくと言っていいほどやる気が感じられませんし、横柄な言い方に聞こえます。

相手はおそらく携帯で友達と話している感覚なのでしょう、でもこちらは仕事です、声の感じは

意識すれば誰でも感じのいい声が出ます、もともと声が低いという人でも出ます。

 

・異性を意識して口説く感じで声をだしてください。そうすることで結構魅力のある声になります。

まず、こちらから名乗る

これは相手に誰なのかをはっきりわかってもらわないと勘違いされたまま話が進むと、相手にも

迷惑になりますし、名乗ることでこちらの責任感がでます。

誰かに取り次ぐときは名前を確認しないと誰からの電話かわからないまま取り次ぐことで

また相手も同じことを話さないといけなくなるので聞くこと。

聞き取れないよ・・・と言うときは恥ずかしくないので

『申し訳ありませんもう一度お名前お願いします。』と聞いてください。

それでも聞き取れないときは、分る範囲の言葉で取り次ぐしかないです。

まぁ。3回まではセーフとして3回目は

『申し訳ありません、もう少しゆっくりお願いできますか?』とこれがラストチャンスです。

頑張って聞き取ってください!。

 

・折り返しの番号を聞くのは皆さん感がいいのでわかりますよね?

ナンバーディスプレーではないので相手の番号がわかりません。よく言われることなのですが、

そこに番号出てるでしょ?と言われますが、こちらは携帯ではありませんし、ナンバーディスプレーでも

ありません、なので聞いているんですよ?と言いたくなりますが。

『申し訳ありません、こちら番号通知の機能はないので念のためにお願いします。』と言いましょう。

特に問題はないと思います。

ただ、携帯と違うのが番号が通知ではない。

相手が不特定で誰かわからない。

上司に取り次がないといけない。

という点です。慣れてしまえば問題はありません。気にすることはないのでどんどん電話に出て

慣れましょう。

言い方も自分なりにテンプレート的にしておけばいいと思います。

取り次ぐのも内線があればそれを利用すれば怖い上司の顔を見なくても伝えられます。

メモを利用するのもいいと思います。

いつ、だれから、誰に、と向こうから再度連絡あるのかないのか、こちらから連絡をいれるのか、などを

記入するメモなんかもありますのでそちらを利用することもいいでしょう。

 

最後に絶対これだけは気を付けてください。

声のトーンをあげて明るく元気よく電話に出てください。

そしてそのトーンを維持してください。

中には最初はいいのですがこちらが名乗った後の会話のトーンが低くなっている人もいます。

あれ?こちら嫌われてるのかな?と思ったりしますがはっきり言ってトーンが

下がるとものすごく感じが悪いのでその会社のイメージまで悪くなります、

気を付けてください。

 

電話は慣れます、話し方もすぐ上手くなります、気にせずどんどん出ちゃいましょう。

 

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください